コミュニケーション>相手の顔が見えない電話応対でも失敗しないコツ

次は、上手な電話応対の方法についてです。

言うまでも無く、電話でのやり取りは相手の顔が見えません。
しかも困ったことに、人間は情報の8から9割を視覚情報に頼っているのです。
だからこそ、電話での応対は顔が見えない分気を遣うポイントが多いのです。

電話に出るのは、会社を代表して応対することと一緒です。
応対する人の印象の良し悪しは、会社のイメージを左右してしまうので、
失礼の無いように応対しましょう。

ポイントとしては、
・はっきり、ゆっくりした口調で話す(特に名前など)
・姿勢を正す
・どこの誰からか、誰宛か、確認する
・メモを取り、電話番号は必ず控える
・担当者が不在、話中、すぐに分からないことは
待たせず折り返しにする

といったことがあげられます。
電話を折り返す場合は、｢〜分以内にご連絡致します｣と伝えて
了承を得ましょう。
折り返す時間になったら、
調べ物などが終わっていなくても、放置してはいけません。
必ず一度連絡し、再度待ってもらいましょう。

メモを取る際は、誰がよんでも分かりやすい字を心がけます。

電話番号は絶対に間違えてはいけません。相手と連絡がつかなくなります。
数字は急いで書くと３と５、４と９、１と７などは読み間違えやすくなります。
必ず復唱し、見直し、確認しましょう。

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